Чтобы продолжить подготовку или исправление пенсионной отчетности в «Контур-Отчет ПФ», вам необходимо импортировать файлы. Одной из важных задач при переходе с одной программы на другую является заполнение суммы задолженности и выплат с начала года. Контур-Отчет ПФ предлагает 4 способа импорта, каждый из которых обеспечивает корректность данных при переходе. Выберите подходящий для вас способ:
- прямой импорт из программы СПУ ОРБ
- вручную
- загрузка истории отчетности с 2010 года в виде XML-файлов
- запрос из ПФР файла с задолженностями (в формате CSV) и загрузка его в Контур-Отчет ПФ
Прямой импорт из программы СПУ ОРБ
Начиная со 2 квартала 2013 г. доступна возможность загружать файлы из СПУ ОРБ (шаг Список сотрудников, ссылка Принять из файла / Принять данные СПУ ОРБ).
Импорт возможен, если в СПУ ОРБ есть файлы отчетности за период, предшествующий периоду, в который будут загружаться данные.
Данные из файлов (список сотрудников, анкетные данные, сведения о суммах выплат и начисленных/ уплаченных взносах) «Контур-Отчет ПФ» использует для корректного расчета сумм на начало периода, в который эти данные загружаются. После выполнения импорта вы сможете продолжить готовить пенсионную отчетность за текущий квартал уже в «Контур-Отчет ПФ».
Чтобы импортировать данные из СПУ ОРБ:
- Создайте отчет СЗВ-6-4 с помощью кнопки Создать другие отчеты.
- Выберите отчетный период, в который нужно загрузить данные (например, III квартал 2013 г. В этом случае в СПУ ОРБ должны быть файлы отчетности за II квартал 2013 г.).
- На шаге Список сотрудников нажмите на ссылку Принять из файла, затем — Принять данные СПУ ОРБ.
- Выберите папку с файлами отчетности СПУ ОРБ (ссылка Выбрать папку).
- Нажмите Принять данные в систему.
Данные невозможно загрузить, если в СПУ ОРБ не будут найдены данные за предыдущий период либо в Контур-Отчет ПФ уже есть готовые файлы за предыдущий период.
В результате в Контур-Отчет ПФ загрузится список всех сотрудников, у которых есть данные за предыдущий период, и их личные данные (дата рождения, ФИО, СНИЛС).
На основе данных за предыдущий период Контур-Отчет ПФ автоматически рассчитает:
- выплаты, на которые начислены взносы;
- задолженность на начало периода, в который загружаются данные.
Вручную
Данный способ удобен, если суммы нужно заполнить для небольшого количества сотрудников. Для этого:
1. Откройте личную карточку сотрудника.
2. В блоке Начислено и уплачено за последние три месяца в столбце Задолженность на начало периода переведите строки Страховая часть и Накопительная часть в режим ручного ввода двойным нажатием мыши. После этого поле подсвечивается оранжевым цветом и становится редактируемым
3. Заполните суммы задолженности на начало периода (суммы заполняются в рублях и копейках).
После заполнения начисленных и уплаченных взносов задолженность на конец периода рассчитается автоматически и в следующем отчетном периоде автоматически заполнится в поле Задолженность на начало периода.
Загрузка истории отчетности с 2010 года в виде XML-файлов
Историю отчетности можно загрузить из файлов в формате XML, подготовленных в других программах.
Данные нужно последовательно загрузить в каждый квартал, начиная с первого квартала, в котором возникла задолженность, вплоть до 1 квартала 2010 года. Необходимо загрузить как исходные, так и корректирующие сведения. В этом случае в текущем отчетном периоде суммы задолженностей рассчитаются автоматически на основе загруженных сумм, которые уже были представлены в ПФР.
Чтобы последовательно загрузить файлы:
1. на главной странице выберите форму отчетности,
2. на шаге Отчетный период выберите тот отчетный период, за который подготовлен файл (например, I полугодие 2010 года),
3. на шаге Список сотрудников нажмите на ссылку Принять из файла (в верхнем левом углу).
4. Открывается страница, на которой предлагается выбрать файл с данными. Нажмите на ссылку Выберите файлы с данными.
5. Выберите подготовленный файл. Нажмите Открыть. На странице отображается информация о выбранном файле.
6. В списке сотрудников можно отметить флажками сотрудников из файла:
- Выбрать - будут отмечены только сотрудники, импортируемые из файла. Если ранее в списке уже были отмечены сотрудники, то у них флажки снимаются, а у импортируемых из файла устанавливаются.
- Добавить к выбранным - если ранее в списке уже были отмечены сотрудники, то у них флажки остаются, у импортируемых из файла устанавливаются.
- Не выбирать - если ранее в списке уже были отмечены сотрудники, то при импорте файла состояние списка сотрудников не изменяется.
7. Нажмите Принять данные из файла.
- Если данные из файла противоречат данным, хранящимся в системе, выберите, как с ними поступить во время загрузки: заменить или оставить и нажмите Решить конфликт.
8. Карточки сотрудников приняты из файла в систему. Чтобы просмотреть их, перейдите на страницу со списком сотрудников, нажав Далее. При необходимости отредактируйте и сохраните.
Аналогичным образом загрузите данные за оставшиеся прошлые периоды.
Теперь можно формировать отчет за текущий отчетный период, суммы задолженностей будут рассчитаны автоматически.
Загрузка CSV-файлов, сформированных в ПФР.
CSV-файлы формируются в ПФР по индивидуальному запросу страхователя. Из них в систему можно загрузить суммы задолженности по уплаченным/начисленным взносам на начало отчетного периода по страховой и накопительной частям (как загрузить файл см. выше «Загрузка файлов, подготовленных в других программах»).
Если из ПФР получен файл в формате XLS, его нужно сохранить в формате CSV. Для этого откройте файл, выберите пункт меню Файл / Сохранить как. Укажите папку, в которую будет сохранен файл. В окне Сохранение документа в поле Тип файла выберите CSV (разделители-запятые). Нажмите Сохранить.
Перед загрузкой файла в систему необходимо создать карточки сотрудников, для которых загружаются данные (ссылка Добавить сотрудника на шаге Список сотрудников).
Файл должен иметь следующую структуру:
1. № п/п;
Обратите внимание, строка над названиями столбцов должна быть пустой. Данные из этой строки не загружаются.
2. регномер — регистрационный номер в ПФР (например, 75033246378);
- Рег. номер должен содержаться во 2-й части имени файла (например, 000000000-075033246378.csv). Для индивидуальных предпринимателей это должен быть рег. номер в ПФР как работодателя.
- Имя файла может также содержать информацию о квартале (например, 000000000-075033246378-2-2013.csv)
3. страхномер - № страхового свидетельства без контрольного числа (например, 69566712);
4. кс — контрольное число (например, 18);
5. фамилия (например, ИВАНОВ);
6. имя (например, НИКОЛАЙ);
7. отчество (например, ПЕТРОВИЧ);
8. начислено сч — сумма начисленных взносов на страховую часть с начала года нарастающим итогом в рублях и копейках (например, 230056,18);
9. уплачено сч — сумма уплаченных взносов на страховую часть с начала года нарастающим итогом в рублях и копейках (например, 229213,83);
10. начислено нч — сумма начисленных взносов на накопительную с начала года нарастающим итогом часть в рублях и копейках (например, 82301,22);
11. уплачено нч — сумма уплаченных взносов на накопительную часть с начала года нарастающим итогом в рублях и копейках (например, 82014,17);
12. разница усч нсч — сумма разницы между уплаченными и начисленными взносами на страховую часть. Значение рассчитывается по формуле: уплачено сч — начислено сч (например, 229213,83 — 230056,18 = -842,35);
13. разница унч ннч — сумма разницы между уплаченными и начисленными взносами на накопительную часть. Значение рассчитывается по формуле: уплачено нч — начислено нч (например, 82014,17 — 82301,22 = -287,05);
14. посл нсч — сумма начисленных взносов в последнем отчетном периоде на страховую часть в рублях и копейках (например, 8954,6);
15. посл усч — сумма уплаченных взносов в последнем отчетном периоде на страховую часть в рублях и копейках (например, 8954,6);
16. посл ннч — сумма начисленных взносов в последнем отчетном периоде на накопительную часть в рублях и копейках (например, 3357,98);
17. посл унч — сумма уплаченных взносов в последнем отчетном периоде на накопительную часть в рублях и копейках (например, 3734,09);
18. посл прд — последний период, в котором подавались сведения по застрахованному лицу: период, год (например, 4 квартал 2012).
Подготовленный файл загружается с помощью ссылки Принять из файла на шаге Список сотрудников (как загрузить файл см. выше «Загрузка файлов, подготовленных в других программах»).
Регистрационный номер, указанный в имени файла должен совпадать с регистрационным номером, указанным в файле (столбец регномер). Иначе файл загружен не будет.
После загрузки файла в карточки сотрудников заполняются суммы задолженностей:
- Задолженность на страховую часть на начало периода. Значение рассчитывается по формуле: начислено сч — уплачено сч.
- Задолженность на накопительную часть на начало периода. Значение рассчитывается по формуле: начислено нч — уплачено нч.
- Суммы загружаются в трудовой договор. Если трудового договора нет, то - в гражданско-правовой. Если нет ни одного договора, суммы загружены не будут.
- Если у сотрудника более, чем один код категории, суммы загружены не будут.
- Если в системе более, чем один сотрудник с одинаковым номером страхового свидетельства, суммы загружаются каждому из них.
- Если в системе отсутствует какой-либо сотрудник, который есть в файле, в системе он создан не будет.
