Переход от «рискованного земледелия» к максимальной эффективности

Естественными желаниями любого коммерческого предприятия являются повышение прибыли  и уменьшение издержек.  Немалая часть последних появляется в результате необходимости ведения различных видов учета – складского, кадрового, бухгалтерского и других. Давайте посмотрим на примере бухгалтерского учета, как при помощи современных технологий  оптимизировать расходы, при этом повысив эффективность. Реально ли убить сразу двух зайцев?

Бухучет на российской почве

Ведение бухгалтерского учета в условиях российской действительности чем-то напоминает сельское хозяйство. Россия находится в зоне рискованного земледелия, поскольку никогда не знаешь, чего ждать от следующего года. Точно так же и с бухучетом. Растущие объемы отчетности в государственные структуры вынуждают бухгалтеров находиться в постоянной ситуации стресса. Изменчивость нашего законодательства схожа с погодой: и за примером не надо далеко ходить.

С 2010 года ЕСН заменяется страховыми взносами во внебюджетные фонды – ПФ, ФСС, ФОМС. Сведения персонифицированного учета надо будет отправлять вместо одного раза дважды в год, а с 2011 года – четыре. Кроме того, до 1 января 2010 года все программы, обрабатывающие персональные данные, должны быть приведены в соответствие закону «О персональных данных». Получается, что любая организация, использующая для подготовки отчетности в ПФ какое-то программное решение: будь то бухгалтерская программа или кадровая, или «набивалка», может попасть под пристальное внимание контролирующих органов. И это еще один «природный катаклизм» в рискованном «земледелии».

Об этих сложных процессах не так давно говорилось в статье, опубликованной на Клерк.ру  «Время перемен: новый этап отношений с Пенсионным фондом».

На предприятия «давит» постоянно изменяющееся законодательство. И вариантов для оптимизации работы и повышения эффективности бухучета в нашей действительности не так уж много. Но, прежде чем поговорить о них, обратимся к мировому опыту.

На распутье можно оглянуться на Запад

Когда российская «среда заедает», оглядываешься на Запад с вопросом «а как у них?». Как правило, большинство иностранных фирм оптимизируют расходы на ведение бухгалтерского учета двумя путями: либо полностью отдают его на аутсорсинг (соблюдая при этом баланс рисков и выгоды), либо пытаются самостоятельно повысить эффективность учета, прибегая к помощи современных информационных технологий. Особой популярностью во втором случае пользуются веб-сервисы как наиболее удобные для пользователя инструменты работы.

Технология работы веб-сервиса проста для пользователя, но при этом досконально продумана разработчиками: все, что необходимо бухгалтеру для начала работы с программой, – подключиться к сети Интернет и зайти на определенный сайт. На рабочем месте бухгалтера не требуется ничего устанавливать. Все обновления сервиса с целью улучшения производительности и для соответствия законодательству происходят без участия пользователя, централизованно, на едином сервере. Бухгалтеру не надо следить за выпуском обновлений и устанавливать их, затрачивая драгоценное рабочее время.

Несложные математические подсчеты показывают, что веб-сервисы зачастую выгоднее локальных решений (программы, покупаемые на дисках и устанавливаемые на компьютеры предприятия). Допустим, организация приобретает локальное решение за определенную сумму. К этой сумме необходимо «приплюсовать» расходы на установку, внедрение и администрирование системы. При этом не надо забывать, что для серверной части программы нужно будет приобретать отдельный дорогостоящий компьютер. Одним словом, для новой информационной системы понадобится разворачивать достаточно масштабную и дорогую инфраструктуру. Расходы в общей сумме могут во много раз превысить ту экономию, ради которой задумывалось внедрение системы.

Давайте теперь проанализируем ситуацию с веб-сервисами. Для работы с ними пользователям достаточно иметь самый обычный компьютер, подключенный к сети Интернет. Расходы на использование веб-сервиса складываются из двух составляющих: плата за интернет-трафик и небольшая периодическая абонентская плата за обслуживание. При этом не надо покупать дорогостоящее оборудование и нанимать в штат администраторов-программистов.

Второй вариант видится более эффективным, поскольку требует меньше инвестиций, значительно быстрее внедряется и практически избавлен от расходов на администрирование. За последние 10 лет веб-сервисы стали очень популярны – более 50% предприятий смогли оценить эту эффективность, выбрав это решение как средство автоматизации бухгалтерского учета.

Насколько веб-сервисы применимы к нашей действительности? И какую долю занимает на «русской почве» аутсорсинг?

Наш опыт самостоятельной работы

В России к услугам аутсорсеров прибегают по большей части малые предприятия, не имеющие в штате бухгалтера. Руководители же таких фирм, как правило, не обладают достаточными знаниями для самостоятельного ведения бухгалтерского учета.

Большинство российских предприятий предпочитает вести бухучет самостоятельно. При этом так же, как и на Западе, практически все пытаются оптимизировать свою работу за счет использования программных решений, однако доля веб-сервисов со всеми озвученными преимуществами сегодня в России крайне невелика. На то есть несколько причин.

Во-первых, работа в сети Интернет пока достаточно непривычна для большинства российских бухгалтеров. Но, к слову сказать, сегодня появляется значительное количество профессиональных интернет-сервисов для этой аудитории, и все больше специалистов приобщаются к этой культуре.

Во-вторых, у организации к поставщику веб-сервиса должна быть большая степень доверия. Предприятия размещают на серверах поставщика конфиденциальную информацию, касающуюся бизнеса в целом и конкретных сотрудников. Потеря этой информации или ее утечка может серьезно подорвать сам бизнес или же вызвать большие претензии со стороны контролирующих органов. Боязно, верно? Но если разобраться, то в этих аргументах больше надуманного, нежели реального. Сегодня в России организации и так делятся конфиденциальной информацией с огромным количеством партнеров по бизнесу, пользуются интернет-банком, услугами курьерской доставки, почтой, банковскими ячейками и так далее. И риск утечки или потери информации признается в этих случаях вполне приемлемым. Веб-сервисы не усугубляют эти риски, а некоторые из них – полностью сводят на «нет».

В-третьих, само состояние интернет-инфраструктуры в России является фактором, замедляющим процесс перехода на веб-сервисы. Зачастую во многих регионах стабильный доступ в Интернет достаточно дорог,  качество связи оставляет желать лучшего. Но все это – лишь вопросы времени. По прогнозам экспертов, через год-два во всех региональных и районных центрах будет достаточно дешевый и стабильный доступ в Интернет. Уже сейчас в некоторых крупных городах можно говорить о том, что надежность интернет- канала стала не ниже надежности электросети.

В ожидании революции

Несмотря на все перечисленные трудности, веб-сервисы уверенно, шаг за шагом проникают в российскую действительность. И некоторые из них уже сейчас пользуются большой популярностью. В частности, это веб-сервисы, решающие конкретные задачи в бухгалтерском учете – они позволяют передавать отчетность в контролирующие органы через Интернет.

А вот универсальные решения, покрывающие все задачи бухгалтерского учета, на рынке представлены очень слабо. Если говорить откровенно, их практически нет. Но с течением времени, по мере разрешения перечисленных выше сложностей, как только «почва» будет готова, они обязательно появятся. Похоже, революция не за горами. И мы с вами в ближайшее время станем очевидцами этого.

Думается, что скоро нас ждет появление новых  сервисов, которые будут предлагать автоматизацию других задач в бухгалтерии (подготовка отчетности, информационные ресурсы, простые расчетные сервисы), а затем и целых участков бухгалтерского учета.
Используя эти решения, у российских предприятий уже сейчас появляется возможность оптимизировать свою работу и сэкономить на этом средства, что особенно актуально в непростые кризисные времена.

Постепенно точечные решения должны «вырасти» в универсальные интернет-системы ведения бухгалтерского учета.

Екатерина Катаева